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会社のマイナンバー対策  =従業員の個人番号の取扱い=

|平成27年12月|

住民票を有する方に指定される12桁の個人番号(マイナンバー)は、平成28年1月以降、「社会保障」「税」「災害対策」の分野で順次利用され、民間企業等でも従業員や扶養家族の個人番号を取扱うことになります。

重要な個人情報であるマイナンバーを企業が適正に取り扱うため、おさえておきたいポイントを解説します。

利用目的の明示が必要

会社は、社会保険・税関係の届出書類に個人番号を記載するため、従業員から個人番号(扶養家族分を含む)を収集する必要があります。

収集の際には本人(従業員等)に対して、個人番号は社会保険・税関係の事務手続き以外では利用しないこと(法律で定められた範囲内での利用)を書面等で明示しなければなりません。

「個人番号を記載する書類は何か」「どの様な方法で利用目的を明示するか」の確認が必要になります。

◇個人番号(マイナンバー)を記載する書類(一部)◇

 給与所得の源泉徴収票
 ※本人(従業員等)に交付する分は記載不要
参考:様式
 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書 参考:様式
社会保険  雇用保険 被保険者資格資格取得届 参考:様式
 雇用保険 被保険者資格喪失・氏名変更届 参考:様式
 雇用保険 高年齢雇用継続給付受給資格確認票・
      (初回)高年齢雇用継続給付支給申請書
参考:様式
 雇用保険 育児休業給付受給資格確認票・
      (初回)育児休業給付金支給申請書
参考:様式
 雇用保険 介護休業給付金支給申請書 参考:様式
 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届、資格喪失届 参考:予定様式
 国民年金第3号被保険者に関する届出  

本人確認が必要 ~なりすまし防止~

マイナンバー法では、なりすましを防ぐため、従業員等から個人番号(マイナンバー)を収集する際に、本人確認(番号確認と身元確認)を行うことを義務付けています。

本人確認は、対面、郵送、オンライン等の方法により、担当者が従業員から確認資料の提供を受けるなどして行います。

どのような方法で本人確認を行うか、社内ルールを決めておく必要があります。

★国民年金第3号被保険者の本人確認★

従業員の配偶者が国民年金第3号被保険者の場合、配偶者の本人確認も必要です。例えば、従業員が配偶者の代理人になり従業員(代理人)から確認資料の提供を受けるなどの確認方法が考えられます。

◇本人確認の資料として有効なもの(一部)◇

本人確認 番号確認 ・通知カード
・個人番号カード
・個人番号が記載された住民票の写し/住民票記載事項証明書 など
身元確認 ・個人番号カード
・運転免許証
・パスポート
・在留カード など

※通知カード単体の提出では、番号確認はできても身元確認をしたことになりません。

※参考資料:本人確認の措置について(内閣官房サイト)

本人確認で使用される通知カードと個人番号カード

住民票の住所へ郵送される『通知カード』は番号確認として使用するカードです。

一方、顔写真付きの『個人番号カード』は希望者(交付申請を行った者)に交付されるカードで、身分証明証として使用することもできます。

※個人番号カードの交付を受ける際、通知カードは市区町村に返納します。

《通知カード(イメージ)》

「個人番号(マイナンバー)・氏名・住所・生年月日・性別」が記載されます。
行政機関や勤務先での番号確認の際に利用するカードです。

《個人番号カード(イメージ)》

表面に「氏名・住所・生年月日・性別・顔写真」裏面に「個人番号(マイナンバー)」が記載されます。
通知カードと違い、身分証明書としても使用することができます。
※個人番号カードの交付を受ける場合、通知カードは返納します。
※住民基本台帳カードをお持ちの方が個人番号 カードの交付を受ける場合、住民基本台帳カードは返納します。

『ガイドライン』に沿って取扱いルールを決める ~情報漏えいを防ぐ~

マイナンバー法では、個人番号と結びついた個人情報を【特定個人情報】とし、情報の漏えい滅失等に重い罰則規定を設けています。

※最高で4年以下の懲役又は200万円以下の罰金(併科の場合もあり)

そこで企業では、特定個人情報を適正に取り扱うため、個人情報保護委員会から発表されている『特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン』に沿って安全管理措置(取扱担当者への教育、鍵付きキャビネットやパスワード設定、利用した記録の管理など)を講じる必要があります。

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)

マイナンバーガイドライン入門(事業者編) (ガイドラインの簡易版)

【中小規模事業者への配慮】

『特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン』では、中小規模事業者*に対して、取扱規程等の策定を任意とする(中小規模事業者でなければ策定義務あり)など、実務への影響が配慮された管理基準を設けています。

但し、個人番号を取扱う事業所は人数に関わらず、特定個人情報の漏えいリスクがあり罰則を受ける可能性もあることに変わりありません。

リスク回避の観点から中小規模事業者でも、社内で担当者の業務範囲や事務の流れを整理し、簡易的なもので構いませんので取扱規程を作成しておくことが望ましいです。

【中小規模事業者*

事業者のうち従業員の数が100人以下の事業者であって、次の①~④を除く事業者

①個人番号利用事務実施者/②委託に基づいて個人番号関係事務又は個人番号利用事務を業務として行う事業者/③金融分野(金融庁作成の「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」第1条第1項に定義される金融分野)の事業者/④個人情報取扱事業者

マイナンバーに関するお問合せ

当事務所では、マイナンバー対応についてご相談を受け付けております。

 ●個人番号(マイナンバー)の収集方法や本人確認に関する相談

 ●安全管理措置に関する相談

 ●基本方針の策定、取扱規程の作成

 ●その他サポート

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